オンライン秘書って何をするの？私の今月の仕事6つ｜子育て中の在宅ワークの中身
目次
オンライン秘書、と聞いても、何をしているのか想像しにくいかなと思います。「秘書」という言葉から、スケジュール管理や電話対応を思い浮かべる方も多いかもしれません。
私は今、長野の家で1歳の子どもをみながら、オンライン秘書として働いています。この記事では、今月（9月）実際に手元にある仕事を、そのまま書いてみます。
クライアントさんのお名前や、細かい中身は伏せています。それでも、「こういう仕事が在宅でできるんだ」という手ざわりは伝わるかなと思います。
今月の仕事は、大きく6つ
- 請求書の照らし合わせ
- 予定表から、請求のリストをつくる
- 作業時間の記録と報告
- コミュニティのイベント告知を予約する
- 受講生さんの質問に答える
- リール動画をつくって納品する
ひとつずつ書いていきます。
1. 請求書の照らし合わせ
講座を運営している方の、受講費の請求をお手伝いしています。
毎月、事務局の方から「今月はこの人に、この金額で」というリストが届きます。それと、請求書をつくるサービスに入っている下書きを照らし合わせて、合っているかを確かめる仕事です。
地味ですが、ズレはちゃんと見つかります。8月に照らし合わせたときは、金額が違うものが4件、支払い期限が例外の方が2件、下書きが抜けている方が2件ありました。リストに載っていないのに下書きだけ残っている方も6件いました。
やってみて分かったのは、時間がかかるのはクリックする作業ではなく、照らし合わせる作業だということです。今はこの照らし合わせをAIに手伝ってもらっていて、送る前の最終確認と送信は、画面を見ながら自分でやっています。
2. 予定表から、請求のリストをつくる
別のクライアントさんでは、Googleカレンダーの予定をもとに、請求のリストをつくっています。
カレンダーに入っているセッションの予定を月ごとに取り出して、「この予定は、このお客様で、この金額」という表に置き換えていく作業です。置き換え方は、クライアントさんが用意してくれている対応表に沿っています。
対応表に載っていない予定が出てきたら、自分で決めずに、クライアントさんに確認します。誰に、いくら請求するかは、お金のことなので、私が推測で埋めてはいけないところだと思っています。
3. 作業時間の記録と報告
時間でお仕事をいただいているクライアントさんには、毎月、作業した日と時間を報告しています。
正直に言うと、ここは私の苦手なところです。作業に夢中になると、時間を書き忘れます。8月は、記録がほとんど残っていない日がいくつもありました。
そのときは、Slackで送ったメッセージの時刻や、カレンダー、作業したファイルの更新時刻をたどって、あとから時間を組み立て直しました。記録に残っている分だけで数えるので、実際より少なめの数字になります。それでも、何もないよりはずっと正確です。
作業した時間は、あとから思い出そうとすると、ほとんど出てきません。作業のたびに書くのが理想ですが、それが続かない人は、「どこに記録が残るか」を先に決めておくと助かります。チャットの送信時刻やファイルの更新時刻は、あとから時間を確かめる手がかりになります。
4. コミュニティのイベント告知を予約する
オンラインのコミュニティで、イベントの前日に「明日はこのイベントがあります」とお知らせする投稿を担当しています。
イベントの告知が並んでいるチャンネルから、イベント名、日時、参加費を拾って、決まった形の文にまとめます。それを、イベントの前日の朝10時に投稿されるように予約しておきます。
全員に届くお知らせなので、予約する前に、日付や金額が元の告知と合っているかを必ず見直しています。
5. 受講生さんの質問に答える
在宅ワークの講座で、受講生さんのサポート役もしています。
届く質問は、「リールの再生回数が伸びない」「この編集アプリは仕事で使っていいの？」「AIをどう使えばいい？」など、いろいろです。8月は4人の方の相談に乗って、合計で3時間40分ほどでした。
答えるときに気をつけているのは、アプリの決まりや料金のように変わるものは、答える前に公式の情報を確かめることです。自分の記憶で答えて、間違っていたことがあったからです。月末には、誰に何をどのくらい対応したかを、運営の方に報告しています。
6. リール動画をつくって納品する
Instagramのリール動画を、週に3本、納品しているクライアントさんもいます。
台本づくりから、ナレーション、編集、表紙、投稿文まで、一式をつくってお渡ししています。投稿ボタンを押すのはクライアントさんご本人です。
6つに共通していたこと
こうして並べてみると、ばらばらに見える仕事にも、共通点がありました。
- 決まった形があって、毎月くり返す。やり方が一度決まれば、次の月は同じ手順で回せる
- 時間がかかるのは、照らし合わせることと、思い出すこと。ここはAIがとても得意なところ
- 送る、決める、お金を確定するのは、人がやる。ここだけは、AIに任せていない
私はこの3つ目を、いちばん大事にしています。AIに手伝ってもらうほど作業は速くなりますが、「このまま送って大丈夫か」を決めるのは、お仕事をいただいている私の役目だと思っています。
未経験から始めるなら
ここまで読んで、「全部できないと秘書になれないの？」と思った方がいたら、大丈夫です。私も最初から6つあったわけではありません。
最初は、ココナラで小さなお仕事を受けて、星（評価）をもらうところから始めました。そこから、ひとつの仕事を毎月同じように回していくうちに、「これもお願いできますか」と少しずつ増えていった形です。
オンライン秘書に必要なのは、特別なスキルというより、決まった手順を毎月同じように回せることと、分からないところを自分で決めずに確認できることかなと思います。どちらも、仕事を始めてから身につけていけます。
応募するときの文章に困ったら応募文が書けなくて固まる人へを、募集が怪しくないか不安なときは在宅ワークの求人、応募する前に見分ける3つのことを読んでみてください。
まとめ
- 請求書の照らし合わせ：リストと下書きを見比べて、ズレを見つける
- 請求のリストづくり：予定表を、お客様と金額の表に置き換える。分からないものは確認する
- 作業時間の報告：あとから思い出せないので、記録が残る場所を決めておく
- イベント告知の予約：拾って、まとめて、前日の朝に予約する
- 受講生さんへの返信：変わる情報は、答える前に確かめる
- リール動画の納品：一式つくって、投稿はご本人に
オンライン秘書の仕事は、派手ではありませんが、誰かの毎月を少し軽くする仕事です。子どもをみながらでも、細切れの時間で回せる仕事が多いのも、私には合っていました。どんな仕事があるのか気になっていた方の、参考になればうれしいです。
