作業時間を書き忘れた月を、あとから取り戻した話｜時間で請求する在宅ワークの記録のコツ
目次
時間でお仕事をいただいているクライアントさんには、毎月、作業した日と時間を報告しています。
8月の終わりに、その報告シートを開いて固まりました。記録が3件、合計1時間46分しかなかったんです。実際には、もっと作業していたはずでした。
作業に夢中になると、時間を書くのを忘れてしまう。これは、私の苦手なところです。この記事では、書き忘れた時間をあとからどう取り戻したかと、請求に入れるかどうかをどう分けたかを書きます。
書き忘れた時間は、頭では思い出せない
最初は、自分の記憶で思い出そうとしました。でも、「この日、何時から何時までやったか」は、ほとんど出てきませんでした。
在宅の仕事は、子どもの様子を見ながら、細切れの時間で進めることが多いです。1日の中に10分、20分の作業が何回も入るので、なおさら覚えていられません。
そこで、記憶ではなく、「どこかに残っている時刻」を集めることにしました。
時刻は、いろいろな場所に残っていた
探してみると、作業した時刻は、思っていたよりいろいろな場所に残っていました。
- チャットの送信時刻。クライアントさんに送ったメッセージには、送った時刻が残っている
- カレンダー。打ち合わせや、作業の予定を入れていた日が分かる
- ファイルの更新時刻。共有の資料やシートを直した時刻が残っている
- AIとの会話の時刻。文章の下書きをAIと作っていた時刻が、会話ごとに残っている
この4つを並べて、日ごとに「この時間帯に、この仕事をしていた」を組み立てていきました。
最初にチャットとカレンダー、ファイルの時刻だけで数えたときは、4時間48分でした。1時間46分よりはだいぶ増えましたが、まだ足りない気がしていました。
いちばん効いたのは、AIとの会話の時刻だった
足りなかった分が見つかったのは、AIとの会話の記録でした。
そのクライアントさんへのメッセージは、AIと一緒に下書きを作ってから送っていました。AIとの会話には、やり取りした時刻が残っています。
たとえばある日は、16時17分から25分まで下書きを作っていて、チャットの送信は16時28分でした。下書きを作り始めた時刻と、送った時刻が、数分の差でつながっていたんです。
こうして時刻が2か所でそろうと、「この時間は、たしかにこの仕事をしていた」と自信を持って書けます。AIとの会話の時刻を足したところで、合計は6時間51分になりました。
AIに下書きを手伝ってもらっている人は、その会話の時刻がそのまま作業の記録になります。チャットの送信時刻と見比べると、何時から何時まで作業していたかの裏付けにもなります。
請求に入れるか、入れないかを分けた
時刻が集まったら、次は「この時間を請求に入れていいか」を1つずつ見ました。お金のことなので、ここはAIまかせにせず、自分で決めています。
迷ったものは、次の考え方で分けました。
- クライアントさんの仕事そのものなら、入れる。先方の会計データの整理などは、そのまま入れた
- 自分の道具づくりの時間は、入れない。作業を楽にするための仕組みを整えていた時間は、先方の仕事ではないので外した
- どの仕事だったか確かめられないものは、入れない。記録はあっても、そのクライアントさんの作業だと言い切れないものは外した
- くり返しの作業を自動にする準備は、最初の1回だけ入れる。先方のために仕組みを作った日は入れて、その後に自分で手直しした日は外した
外した時間も、理由をつけてメモに残しておきました。あとで「この日はどうして入っていないの？」と聞かれたときに、すぐ答えられるようにするためです。
出すときは「少なめの数字」だと添える
あとから組み立てた時間は、時刻が残っている分だけです。
シートを開いて考えていた時間や、メッセージを送る前に悩んでいた時間は、どこにも残りません。だから、組み立てた合計は、実際に作業した時間より少なめになります。
私は、この数字を「記録に残っている分の下限です」と考えるようにしています。それでも、何も残っていない状態で「たぶん3時間くらい」と書くより、ずっと説明がしやすいかなと思います。
次の月から変えたこと
同じことをくり返さないように、次の月からはやり方を少し変えました。
- 月の初めに、その月の報告シートを先に作っておく。書く場所が決まっていると、書き忘れが減る
- 作業のかたまりごとに、1行ずつ書く。1日分をまとめて書こうとすると、あとで分からなくなる
- 取り戻すときの手順を、AIにまとめて覚えてもらった。また書き忘れても、同じ手順ですぐ組み立て直せる
それでも、正直に言うと、今も書き忘れる日はあります。完ぺきに記録するより、「忘れても、あとから取り戻せる」状態にしておくほうが、私には合っていました。
オンライン秘書としてふだんどんな仕事をしているかは、オンライン秘書って何をするの？私の今月の仕事6つに、細切れの時間の回し方は1歳の子どもをみながら在宅で働く、私の1日の時間の使い方に書いています。
まとめ
- 書き忘れた作業時間は、記憶では思い出せない
- チャットの送信時刻、カレンダー、ファイルの更新時刻、AIとの会話の時刻を集めると、組み立て直せる
- AIとの会話の時刻と送信時刻がそろうと、作業していた裏付けになる
- 請求に入れるかどうかは、先方の仕事そのものかどうかで自分で決める。外した理由もメモしておく
- 組み立てた数字は「記録に残っている分の下限」として出す
- 完ぺきに記録するより、忘れても取り戻せる形にしておく
時間でお仕事を受けている方で、月末に「記録がない」と焦ったことがある方は、まずチャットの送信時刻から見返してみてください。思っていたより、作業の跡は残っています。
